为什么列清单?花少少十分钟,就能减少数小时忙碌
做笔记是最好的整理沉淀工具,能帮助我们把事情做对。但根据心理学家鲍麦斯特(Roy F. Baumeister)研究, 现代人每天要处理的事务平均约150件,因此,光是把事情做对还不够,还要懂得分配时间。因此今日, 我们要谈一流工作者的清单术:一张好的清单,可以先帮人做出抉择。它能帮我们,一开始就做对的事情。
桑伯格,32岁成为Google副总裁,39岁成为脸书营运长。她管理7千多人的公司,但是可以5点半下班, 原因之一是,她会在每个会议前列出会议列表,列表上只保留讨论点和行动决策两类重点,然后逐点讨论。 每一点产生结论后,她便划掉一条。别人开一小时的会议,她可以10分钟内结束。
美国的史上第一位首富:石油大王洛克菲勒(John D. Rockfeller)也善用清单的力量。 他曾因为公司效率无法提升,求教于一位管理顾问:「有没有方法可以将我们公司的效率提升5%?」
这位顾问开价10万美元,却只卖给他一个秘诀: 「你们每人每天早上先用15分钟,把一天中的事按重要性排列,」「然后再设个紧急性排序, 把最重要最紧急的前6件事做完,就OK了。」结果,这张简单的待办事项列表,让洛克菲勒的公司提高5%效率。
列清单优点多,降低焦虑、出错率,还能治神经失调;成功者甚至可以用清单帮自己作梦。
身价超过新台币1,500亿元、维京集团创办人布兰森(RichardBranson),拥有一个横跨唱片、航空、通讯、饮料、 零售等产业的王国,辖下最多超过400家公司,甚至曾为了一个赌注,在自家飞机上男扮女装成空姐,服务300多位客人, 两年前还接受航天员训练,打算尝试星际旅游。
这么跳tone的疯狂企业家,竟然形容自己是「靠清单而活的人」,他的清单中除了列出梦想点子外, 通常还同时列出两个重点。第一,列出能让点子成真的合伙人人选,第二,别人说过的、与点子相关的不同观点。 因为这种习惯,可以让他不会太过自大,还能强迫自己专心听人说话。
《哈佛商业评论》直指,在某些亟需精准、容错率低的任务中,「提醒列表」(Check List)有助减少疏漏。 文中引用一份研究报告,外科手术前若使用清单提醒各项步骤,死亡率可降低47%。
在书写清单的过程,可降低焦虑感。 当任务未完成之前,人们很容易会诱发焦虑,甚至失眠, 这就是所谓的「蔡格尼效应」(Zeigarnik effect)。心理学家鲍麦斯特(Roy Baumeister) 就曾为文指出,「蔡格尼效应」其实是潜意识的脑,要求自己处理未完成的任务。 但其实,在计划未执行之前,光是动笔列下清单,将注意力转移到书写,就能解除焦虑。
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